Personalakte

Der Begriff Personalakte, der in der Personalwirtschaft verwendet wird, ist weit gefasst. Weder die Form noch der exakte Inhalt sind gesetzlich geregelt. Auch finden sich aufgrund der elektronischen Datenverarbeitung immer seltener umfangreiche Papierakten, die sämtliche Inhalte zusammenfassen. Lediglich im Beamtenrecht gibt es gesetzliche Regelungen zur Personalakte, etwa § 106ff. Bundesbeamtengesetz.

Auch im Wehrrecht, insbesondere im Wehrpflichtgesetz und im Soldatengesetz der Bundeswehr ist die Behandlung von Personalakten für aktive und ehemalige Soldaten explizit gesetzlich geregelt.

Geschichte

In der Verwaltung wurden Personalakten teilweise noch bis ins 20. Jahrhundert hinein Dienerakten genannt. Das hatte seinen Ursprung im „Allgemeinen Landrecht für die preußischen Staaten (ALR)“ von 1794, worin erstmals in juristischer Form von „Dienern des Staates“ die Rede war. Preußische Zivilbeamte hießen im 19. Jahrhundert zunächst noch „königliche Diener“ und auch sonst wurde von landesherrlichen „Dienern“ gesprochen, bis sich der Begriff „Beamter“ eingebürgert hatte.

Rechtliche Grundlage

Die Sammlung der für das Arbeitsverhältnis relevanten Unterlagen durch den Arbeitgeber wird durch arbeitsrechtliche Vorschriften bestimmt. Der Mitarbeiter (Arbeitnehmer, Beamter) hat das Recht, die Personalakte einzusehen. Personalakten sind strikt vertraulich zu behandeln. Wenn personenbezogene Daten von mindestens zehn Mitarbeitern automatisiert oder von mindestens zwanzig Mitarbeitern in sonstiger Form verarbeitet werden, muss der Betrieb gem. § 4f BDSG einen Datenschutzbeauftragten bestellen.

Inhalte

Welche Dokumente und Einträge in die Personalakte aufgenommen werden, bestimmt der Arbeitgeber selbstständig.

Aufbewahrte Unterlagen

Inhalte können beispielsweise sein:

• Personalbezogene Unterlagen und Vertragsunterlagen
  • Bewerbungsschreiben des Mitarbeiters (Angebot)
  • Arbeitszeugniskopien des Arbeitnehmers (bisherige)
  • Schulabschlusszeugnis
  • Berufsabschluss
  • Lebenslauf und Passbild
  • Amtliches Führungszeugnis (bei Vertrauenspositionen)
  • Aufenthaltserlaubnis und Arbeitserlaubnis (soweit erforderlich)
  • Arbeitsvertrag mit Stellenbeschreibung
  • Erklärung zu Nebenbeschäftigungen

• Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen
  • Anmeldung zur Krankenkasse
  • Nachweis der monatlichen Krankenkassenbeiträge
  • Sozialversicherungsausweis/Ausweis zur Versicherungsnummer
  • Unterlagen zu Zusatzversorgungskassen, soweit existent
  • Nachweis zur Anlage vermögenswirksamer Leistungen
  • Nachweis für Kinderlose (Pflegeversicherung)
  • Lohn- und Gehaltsbescheinigungen
  • Unterlagen zur Lohnsteuer

• Kopien amtlicher Urkunden
  • Kopie der Fahrerlaubnis (Führerschein)
  • Schwerbehindertenausweis
  • Tenor des Scheidungsurteils mit Bestätigung der Rechtskraft
  • Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse
  • Wehrdienstbescheinigung, Zivildienstbescheinigung

• Nachstehende Angaben, soweit für die Gehaltshöhe oder sonstige arbeitsvertragliche Regelungen (z.T. Teilzeitarbeit wegen Kinderbetreuung) von Bedeutung
  • Antrag auf Kindergeld (bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes; da dort Kindergeld durch den Arbeitgeber ausgezahlt wird)
  • Antrag auf Orts-, Sozial- oder Familienzuschlag
  • Sterbeurkunde des Ehegatten
  • Heiratsurkunde,
  • Geburtsurkunden für Kinder

• Sonstige Unterlagen
  • Personalbogen (Deckblatt)
  • Urlaubsliste und Fehlzeitenübersicht
  • Beurteilungen und Bewertungen
  • Ermahnungen (so genannte Missbilligungen) und Abmahnungen
  • Personalentwicklungsplan
  • Protokolle der jährlichen Mitarbeitergespräche (etwa zur Zielerreichung)
  • Bescheinigungen über ärztliche Untersuchungen im Rahmen der Arbeitssicherheit
  • Gesundheitsausweis (beim Umgang mit Lebensmitteln)
  • Weiterbildungsnachweise
  • Nachweis Sicherheitsbeauftragter
  • Werkschutzunterlagen
  • Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter

Will der Arbeitgeber Eignungstests oder grafologische Gutachten aufnehmen, bedingt dies die ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers.

Entfernen von Dokumenten

Der Personalakte werden Unterlagen über wahre Tatsachen beigefügt. Die Befürchtung des Beschäftigten, ein Schriftstück könne sich nachteilig für ihn auswirken, reicht zum Entfernen nicht aus. Ein Papier mit nachweisbar falschen oder ehrverletzenden Fakten ist hingegen herauszunehmen.

Arbeitnehmer haben einen Anspruch darauf, dass eine Abmahnung aus ihrer Personalakte entfernt wird, wenn sie sich in einer bestimmten Zeitspanne untadelig verhalten haben. Laut dt. Rechtsauffassung ^[1] sind auch gültige Abmahnungen nach zweieinhalb Jahren aus der Personalakte zu entfernen. Es kommt aber auf die Situation im Einzelfall an, eine Regelfrist gibt es nicht. Als Bandbreite für eine derartige „Wohlverhaltensphase“ werden zwischen 12 und 42 Monate genannt.

Länger können unter Umständen vom Arbeitgeber schriftlich erteilte Rügen und Ermahnungen in der Personalakte enthalten sein, wie das Arbeitsgericht Frankfurt am Main am 10. September 2003, Aktenzeichen 7 Ca 2899/03, geurteilt hat. Vorausgesetzt wird, dass es keine ehrenrührigen Beanstandungen sind. ^[2]

Aufbewahrung

Der Arbeitgeber muss das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters wahren und auch für den Datenschutz sorgen (siehe auch: Arbeitnehmerdatenschutz). So sind gemäß Bundesdatenschutzgesetz personenbezogenen Mitarbeiterdaten mit geeigneten Mitteln gegen unbefugte Einsichtnahme durch Dritte (Mitarbeiter, Kunden usw.) zu sichern. Nur den unmittelbar mit der Bearbeitung dieser Unterlagen betrauten Kräften sowie den Vorgesetzten des Mitarbeiters ist der Zugang zur Personalakte, und zwar nach entsprechender Sicherheitsbelehrung zu ermöglichen.

Sollte es betriebsbedingt erforderlich sein, Teile der Personalakte aus organisatorischen Gründen an verschiedenen Betriebsstandorten aufzubewahren, so hat in der Stammakte ein entsprechender Verweis zu stehen. Das Duplizieren von Personalakten für diesen Zweck ist nur nach vorheriger Genehmigung durch den Arbeitnehmer bzw. den Betriebsrat statthaft.

Neben der Hauptakte kann es eine so genannte Beiakte (oder Sonderakte) geben, in welcher etwa sehr sensible Unterlagen (beispielsweise über Krankheiten, Gerichtsurteile, Betriebliches Eingliederungsmanagement nach § 84 Abs. 2 SGB IX usw.), gegebenenfalls im verschlossenen Kuvert, aufbewahrt werden. Damit wird erreicht, dass bei der laufenden Sachbearbeitung solch vertrauliche Angaben möglichst selten aufscheinen.

Einsichtnahme

Der betroffene Mitarbeiter hat das Recht zur uneingeschränkten Einsicht in die ihn betreffenden Aufzeichnungen und kann diese Einsichtnahme auch in Begleitung einer betriebsfremden Person (z.B. eines Rechtsanwaltes oder sachkundigen Verwandten) bzw. gemeinsam mit dem Betriebsrat verlangen (§§ 82, 83 BetrVG). Ein schwerbehinderter Mensch hat das Recht, bei Einsicht in die über ihn geführte Personalakte oder ihn betreffende Daten des Arbeitgebers die Schwerbehindertenvertretung hinzuzuziehen (§ 95 Abs. 3 Satz 1 SGB IX). Da der Unternehmer der Anfertigung von Kopien widersprechen kann, kann es bei der Anfertigung von Abschriften zudem mit Hinblick auf eine eventuelle Beweissicherung sinnvoll sein, diese Person als Zeugen zu verwenden. Bei arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen finden sich sonst oft die betreffenden Notizen nicht im Originalwortlaut oder zur Gänze nicht mehr wieder.

Das Recht auf Einsicht besteht jederzeit während der Dauer des Arbeitsverhältnisses ohne besonderen Grund. Hierzu kann der Betrieb Sprechstundenzeiten festlegen. Manchmal bestehen Betriebsvereinbarungen zu dieser Thematik.

Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses besteht ebenfalls ein Einsichtsrecht des (ehemaligen) Arbeitnehmers. Bisher wurde dabei aber gefordert, dass der Arbeitnehmer ein konkretes berechtigtes Interesse für dieses nachvertragliche Einsichtsrecht darlegen (und ggfs. auch beweisen) musste. Nach einem neuen Urteil des Bundesarbeitsgerichtes bedarf es der Darlegung eines konkreten berechtigten Interesses nicht mehr.^[3]. Diese neue Rechtsprechung wird jedoch im Schrifttum durchaus kritisiert.^[4]

Die Akte ist jeweils vollständig vorzulegen. Das vorherige Entfernen von Unterlagen und ihr Wiedereinfügen nach Einsichtnahme des Beschäftigten wäre ein falsches Verhalten auf Arbeitgeberseite.

Personalakten sind vertraulich. Dritten ist die Einsichtnahme grundsätzlich verwehrt. Auch der Personal- oder Betriebsrat oder Behörden haben im Regelfall keinen Zugriff.

Öffentlicher Dienst

Das Recht zur Einsicht in die Personalakte ist für Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst in § 3 Abs. 5 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) bzw. § 3 Abs. 6 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) enthalten.

Die zuvor nach § 13 Abs. 2 Bundesangestelltentarifvertrag (BAT) bestehende Regelung, dass der Arbeitnehmer vor dem Einfügen eines belastenden Vorgangs in die Personalakte anzuhören ist, wurde in den TVöD (für Beschäftigte des Bundes und der Kommunen) nicht übernommen.

Anders ist die Regelung im TV-L (Landesverwaltung) und im BAT-KF (kirchliche Fassung): hier wurde das frühere BAT-Recht übernommen: Die Beschäftigten müssen vor der Aufnahme von Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für sie ungünstig sind oder nachteilig werden können, angehört werden. Ihre Äußerungen sind in die Personalakte zu nehmen.

Rechtsgrundlagen des Personalaktenrechts für Beamte sind die §§ 106 ff. Bundesbeamtengesetz, § 50 Beamtenstatusgesetz bzw. die entsprechenden Vorschriften der Landesbeamtengesetze.

Rechtsgrundlagen des Personalaktenrechts für Soldaten und ehemalige Soldaten sind die Paragraphen § 29 Soldatengesetz (SG) und § 24 Wehrpflichtgesetz (WPflG) und entsprechende Zentrale Dienstvorschriften.

Siehe auch

• Arbeitsrecht
• Digitale Personalakte

Literatur

• Christopher Riebe: "Einführung der digitalen Personalakte in der öffentlichen Verwaltung: Vorteile, Probleme - am Beispiel erklärt". VDM Verlag Dr. Müller (November 2008), ISBN 3-639-10193-6
• Robert Kos: Die elektronische Personalakte - Aufbau und Einführung. VDM Verlag Dr. Müller, Saarbrücken 2007, ISBN 978-3-8364-1035-9
• Dieter Bartosch: Digitale Personalakte: Recht - Organisation - Technik. Datakontext. 1. Auflage 2007, ISBN 978-3895774157.
• Gisela Graz: Personalakte und Zeugnis. Weka. 1. Auflage 2004, ISBN 978-3827674111.

Einzelnachweise

1. ↑ AG-Frankfurt, 9. Juni 1999, AZ 6 Ca 7219/98
2. ↑ VNR: Ermahnungen und Rügen bleiben in der Personalakte, abgefragt am 13. Juli 2009
3. ↑ BAG, Urt. v. 16. November 2010, Az. 9 AZR 573/09, NJW 18/2011, 1306.
4. ↑ vgl. nur die Kritik zu o.g. Urteil in NJW-Spezial 07/2011, 210.

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