Interne Kommunikation

Als Interne Kommunikation wird die verbale und nonverbale Kommunikation zwischen Angehörigen einer bestimmten Gruppe oder Organisation verstanden, mit Sinn und Zweck der Optimierung organisatorischer Abläufe (Effizienz), Informationsverbreitung (Transparenz), Austausch (Dialog) sowie Motivation und Bindung. Damit ist die interne Kommunikation einer von zwei Teilbereichen der Unternehmenskommunikation.

Grundsätzlich können zwei verschiedene Arten interner Kommunikation unterschieden werden: Die formelle Kommunikation und die informelle Kommunikation.

Formelle Interne Kommunikation

Grundsätzlich unterscheidet sich ein einzelner Kommunikationsprozess in Unternehmen nicht von einer Kommunikation im privaten Bereich, d.h. die allgemeinen Grundlagen der Kommunikation haben auch hier ihre Wirkung. Jedoch ergeben sich insgesamt Unterschiede durch bestimmte in Unternehmen bestehende Rahmenbedingungen. Die geplante Kommunikation in Unternehmen ist nicht frei gestaltbar, sondern determiniert sich durch die organisatorischen Vorgaben und Regeln, diese geben sowohl Form und Inhalt, als auch den Ablauf der Kommunikation vor. Daher nennt man diesen organisierten Teil der internen Kommunikation formell.

Merkmal dieser formellen Kommunikation ist es, dass sie meist dauerhaft und personenunabhängig organisiert ist, um einen reibungslosen innerbetrieblichen Kommunikationsfluss zu gewährleisten. Die Pflicht zur formellen Organisation der Kommunikationsprozesse ergibt sich dabei beispielsweise aus dem Betriebsverfassungsgesetz. So sind nach §§ 81-83 die Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitnehmer über ihre Arbeitsaufgaben, Gefahren, Personalunterlagen, etc. zu informieren. Über diese Pflichtkommunikation hinaus werden jedoch alle Unternehmen versuchen, die interne Kommunikation zur Optimierung ihrer organisatorischen Abläufe zu nutzen.

In der Regel wird formelle interne Kommunikation in bestimmter Art und Weise verschriftlicht (Protokolle, E-Mail, Gesprächsnotizen) und kann mit Hilfe eines Workflow-Management-Systems geregelt werden.

Informelle Interne Kommunikation

Über die Merkmale der formellen Kommunikation hinaus zeichnet sich die Interne Kommunikation noch durch einen informellen Anteil aus, der den gesamten nicht vorgeschriebenen und organisatorisch geregelten Anteil umfasst. In der Vergangenheit wurde dieser, häufig als "Flurfunk" bezeichnete Anteil als unzuverlässig, wenig berechenbar und daher als Störung der formellen Kommunikation verstanden und versucht, diese informelle Kommunikation weitestgehend zu unterbinden.

Erst nach Bekanntwerden des sogenannten Hawthorne-Effekts wurde deutlich, dass die menschliche Arbeitsleistung wesentlich auch durch soziale Faktoren geprägt wird und somit auch die informelle Kommunikation dazu beiträgt, die Effizienz von Unternehmen zu erhöhen.

Medien der internen Kommunikation

Die klassischen Medien der Internen Kommunikation, z.B. Mitarbeiterzeitschriften, fokussieren zumeist auf eine interne Informations-, Motivations- und Orientierungsfunktion. Darüber hinaus gibt es elektronische Medien, die schnell und komfortabel gerade in multinationalen Kommunikationskontexten eingesetzt werden. Mixt man beide Arten der Kommunikationsmedien, spricht man von Crossmedia. Die hier beschriebenen Medien sind eine Auswahl der einsetzbaren Medien, da grundsätzlich alle Informationskanäle, Medien des klassischen Marketings (Flyer, Broschüren, Plakate etc.) aber auch Post Its und auf das betriebliche Umfeld angepasste Ambient Media (wie Fußmatten, Plakate auf Toiletten, Projektoren etc.) genutzt werden können. Gerade mit "außergewöhnlichen" Medien kann in einer Zeit der Informationsüberflutung Aufmerksamkeit generiert werden. Viele dieser Medien (z. B. Plakate) eignen sich auch sehr gut für lokale Aktionen die nicht das gesamte Unternehmen betreffen, sondern die Mitarbeiter einzelner Standorte, Gebäude oder Einheiten gezielt informieren sollen.

Die klassischen Medien der (formellen) Internen Kommunikation sind:

• Bulletin Boards
• Veranstaltungen (z. B. Betriebsversammlung)
• Management-Informationsbriefe
• Mitarbeitergespräch
• Newsletter; Mitarbeiterzeitschrift
• Rundschreiben
• Schwarzes Brett.

Elektronische Medien der Internen Kommunikation sind:

• E-Mail
• Foren
• Wikis
• Blogs
• Intranet
• Corporate-Radio
• Online-Newsletter
• Business TV (als neue Möglichkeit der formellen internen Kommunikation)
• Chat/Webkonferenzen/Instant Messaging
• Videokonferenz.

Stark involviert in Prozesse der Internen Kommunikation, insbesondere, wenn es um elektronische Umsetzung kommunikationsrelevanter Bedarfe in der Unternehmenskommunikation geht, sind in der Regel Wissensmanager.

In der Internen Kommunikation kombiniert man in der Regel Push- mit Pull-Instrumenten. Push-Instrumente sind solche Medien, die Informationen direkt an eine bestimmte Empfängergruppe herantragen, z.B. E-Mails. Pull-Medien hingegen stellen Informationen auf einer bestimmten Plattform zur Verfügung, müssen jedoch aktiv abgerufen werden (beispielsweise Informationen in einem Intranet-System). Auch hier gibt es wieder Mischlösungen, z.B. wenn in einem Intranet Funktionen wie automatische Benachrichtigungen für neue E-Mails oder betriebsinterne Neuigkeiten bereitgestellt werden oder Diskussionsforen zur Verfügung stehen.

Literatur

• Lars Dörfel (Hrsg.): Instrumente und Techniken der Internen Kommunikation: Trends, Nutzen und Wirklichkeit. Berlin 2008 ISBN 978-3-940543-04-2
• Andy Schünemann: Interne Kommunikation als Marketinginstrument: Am Beispiel der Commerzbank AG (Broschiert), Norderstedt (Germany), 2006 ISBN 978-3638921947
• Lars Dörfel (Hrsg.): INTERNE KOMMUNIKATION: Die Kraft entsteht im Maschinenraum, Berlin, 2007 ISBN 978-3940543004
• Dieter Herbst: Rede mit mir – Warum interne Kommunikation für Mitarbeitende so wichtig ist und wie sie funktionieren könnte. Berlin, ISBN 978-3-940543-08-0
• Michael Kalthoff-Mahnke, Eberhard Wolf, H.J. Berg: JAHRBUCH INTERNE KOMMUNIKATION 2007, Dortmund, 2007 ISBN 978-3000210143
• Francoise Cantin: Die innerbetriebliche Kommunikation verstehen und gestalten, Bern, 1999 ISBN 3258060843
• Tobias Cohrs: Interne Kommunikationsprozesse, Göttingen 2004 ISBN 3925327789
• Nathalie Noll: Gestaltungsperspektiven interner Kommunikation, Wiesbaden, 1996 ISBN 3409132783
• Oliver Bendel: Richtig kommunizieren: Optimierung betrieblicher Kommunikation aus ganzheitlicher Sicht. In: manage it, 4/2004. S. 86 - 89.
• Hochschule für Wirtschaft Luzern: Forschungsprojekt „Interne Kommunikation in der Schweiz: Status quo und Potentiale“, Luzern 2005. vom Januar 2008.
• Marcus Bradtke-Hellthaler: Interne Kommunikation in der Arbeitsrechtspraxis. Implikationen zur Optimierung der unternehmensinternen Kommunikation am Beispiel der betrieblichen Arbeitsrechtspraxis von KMU. Verlag Dr. Kovac, Hamburg 2008, ISBN 978-3-8300-4046-0.
• Matthias Schweizer: Die Kommunikationsprozesse von Mitarbeiterzeitungen mittlerer Unternehmen, Frankfurt, 2004, ISBN 3-631-53139-7
• Heike Steinmetz: Kommunikation für Führungskräfte. Der gezielte Dialog im Unternehmen, Frankfurt, 2005, ISBN 3-636-012177

Organisationen

• SVIK Der Schweizerische Verband für interne Kommunikation (SVIK) setzt sich seit über 50 Jahren für die Weiterentwicklung und Professionalisierung der internen Kommunikation in der Schweiz ein. Mehr als 200 Mitglieder aus Wirtschaft, Verwaltung und dem Nonprofit-Bereich profitieren von einem laufend wachsenden und vielfältigen Angebot.
• PRIKOM e.V. Verein für professionelle interne Kommunikation Hauptsitz in Berlin.