Verfahrensverzeichnis

Das Verfahrensverzeichnis ist ein Element des deutschen Datenschutzes.

Nach § 4e des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) muss jede staatliche oder private Stelle, die personenbezogene Daten speichert, den Umgang mit diesen Daten dokumentieren. Für diese Dokumentation hat sich die Bezeichnung "Verfahrensverzeichnis" oder "Verfahrensübersicht" eingebürgert.

Gemäß § 4g Abs. 2 S. 1 BDSG ist von der verantwortlichen Stelle eine Übersicht über die in § 4e Satz 1 BDSG genannten Angaben sowie über zugriffsberechtigte Personen zur Verfügung zu stellen (häufig bezeichnet als "internes Verfahrensverzeichnis").

Soweit im Unternehmen ein Datenschutzbeauftragter ernannt ist, macht dieser gemäß § 4g Abs. 2 S. 2 BDSG Teile dieses "internen Verfahrensverzeichnisses" (konkret die Angaben nach § 4e Satz 1 Nr. 1 bis 8 BDSG) auf Antrag jedermann in geeigneter Weise verfügbar. Man spricht insoweit häufig vom "öffentlichen Verfahrensverzeichnis". Sofern ein Datenschutzbeauftragter nicht bestellt ist, obliegt diese Verpflichtung der verantwortlichen Stelle.

Wird das Verfahrensverzeichnis nicht oder nicht ordnungsgemäß geführt, ist mit einem Einschreiten der Aufsichtsbehörden zu rechnen, die häufig von Dritten informiert werden, wenn ein Unternehmen auf Anfrage kein Verfahrensverzeichnis vorlegen kann. Die Aufsichtsbehörden haben ausweislich des § 38 Abs. 4 BDSG einen Anspruch auf Einsicht des Verfahrensverzeichnisses. Die von der Aufsichtsbehörde mit der Kontrolle beauftragten Personen sind hierzu notfalls befugt, während der Betriebs- und Geschäftszeiten Grundstücke und Geschäftsräume der Stelle zu betreten und dort Prüfungen und Besichtigungen vorzunehmen. Liegt kein ordnungsgemäßes Verfahrensverzeichnis vor kann dies je nach Aufsichtsbehörde auch die Verhängung eines Zwangsgeldes zur Folge haben, um die Erstellung eines Verzeichnisses zu veranlassen.^[1]

Weblinks

• Landesdatenschutzbeauftragter NRW zum Thema Verfahrensverzeichnis
• BITKOM: Verfahrensverzeichnis und Verarbeitungsübersicht nach BDSG -Ein Praxisleitfaden- (PDF-Datei; 368 kB)

Einzelnachweise

1. ↑ Verfahrensverzeichnis und Datenschutzgesetz – was muss beachtet werden? Artikel des IITR vom 4. November 2009.